Verwaltung einer Sammlung

[MünzenPeter]

Hallo Leute ...

... ich dachte mir, ich stelle mal das Verwaltungssystem meiner Sammlung vor. Vielleicht hat ja jemand was interessantes dazu beizutragen. Währe schön wenn einig von euch, auch ihr System vorstellen würden. Schließlich kann man nie genug dazulernen, gell?

Also ...
Ich versuche (leider nur mit bescheidenen Mitteln ) eine Querschnittssammlung anzulegen. Zeitlich „begrenze“ ich mich dabei auf einen Bereich von Beginn der Münzprägung bis zum Jahr 1900. Räumlich schränke ich mich gar nicht ein, schaue aber das ich den Schwerpunkt in Europa lasse.
Prinzipiell teile ich nach Jahrhunderten ein (z.B. 17.Jhr. = 1601-1700). Übergeordnet Orientiere ich mich Zeitlich an den Epochen:
Antike (unterteilt in die eigentliche Antike 7.Jhr. v.Chr. bis 2.Jhr. n.Chr. und die Spätantike 3.Jhr. bis 5.Jhr.)
Mittelalter (Frühes Mittelalter 6.Jhr. bis 10.Jhr., Hochmittelalter 11.Jhr. bis 12.Jhr. und Spätmittelalter 13.Jhr. bis 15.Jhr.)
Neuzeit (Frühe Neuzeit 16.Jhr. bis 18.Jhr. und Moderne nur das 19.Jhr.)

Hauptsächlich kommt die zeitliche Einteilung bei der Vergabe der Nummern, im Karteiablagesystem und der PC-Verwaltung zum tragen. (Schnelles Finden leicht gemacht)

z.B. die Nummer: 25-FN18-003 (25 = Ordnungszahl des Jahrhunderts (beginnend mit dem 7.Jhr. v.Chr. = 1, kommt durch die PC-Verwaltung), FN = Frühe Neuzeit, 18 = 18.Jhr., 003 = kam als 3. Münze in die Rubrik 18.Jhr.), in der PC Verwaltung (Excel) kommt noch eine Kurzbeschreibung als Dateiname z.B. Mexik_Carlos_1/2_Real_1764 hinzu.

Bei der Ablage der Bilder, speziell der Münzbilder, sind die Nummern übrigens sehr hilfreich. Einfach ein Av oder Rv angehängt und man kann die Bilder auch trennen.

Habe ich eine Münze deren Zeitraum ich nicht auf ein Jahr festmachen kann, in der Antike ist das ja meistens so, so rechne ich immer den letztmöglichen Zeitpunkt. So kann es schon mal sein das eine Münze aus dem 3.Jhr. im 4.Jhr. landet nur weil sie 302 zum letzten mahl geprägt wurde.

Räumlich Ordne ich eigentlich gar nicht, weil mich gerade die Verschiedenheit der Münzen innerhalb eines Zeitabschnittes fasziniert. (Wenn ich jedoch einige Münzen auf einem Tableau ausstelle, kann es schon mal zu einer Räumlichen Ordnung der Münzen kommen)

Im PC lege ich Exceldokumente (für jede Münze eines, getrennt in Av und Rv) in Ordner mit Nummernbeschriftung (z.B. 14-FM07) an. Will ich eine Exceldatei (also Münze) finden muss ich nur den Ordner mit der Nummer öffnen und das richtige Exceldokument anklicken. Weis ich gerade die Nummer nicht vollständig, so orientier ich mich einfach an den Jahrhunderten (Das Jahrhundert in dem eine Münze geprägt wurde weiß ich wenigstens immer ).
Zusätzlich habe ich Ordner mit Wichtigen Dokumenten (z.B. Listen von Herrschern oder Bestandslisten) und Bildern angelegt.

Parallel führe ich einen Karteikasten (DIN A5). Letztendlich handelt es sich dabei um Ausdrucke der Exceldateien. (Ich hab sie so angelegt, dass ich sie bei jeder Erweiterung oder Änderung problemlos ausdrucken kann.). Sie sind in der Reihenfolge der Präge- bzw. Ausgabedaten geordnet. Eine Räumliche Ordnung gibt es nicht.

Meine Karteikarten (Exceldokumente) stopfe ich zumeist so voll wie möglich. Angefangen von wichtigen Daten wie Land, Prägeherr, Nominal, Gewicht oder Material über eine genaue Textbeschreibung und Aufschlüsselung bzw. Übersetzung des Textes bis hin zu geschichtlichen Ereignissen, sowohl das Ausgebende Land betreffend wie auch Weltgeschichte. Ausschmücken tue ich die Karte gerne mit Bildern der Prägeherren, Karten oder Wappen.

In meinen Münzschubern sieht es relativ chaotisch aus, ist aber „wohl geordnet“, eben der zeitlichen Reihenfolge nach. (Hier bin ich nicht ganz glücklich da man ja auch noch Rücksicht auf die Münzdurchmesser nehmen muss).
Unterlegt habe ich jede Münze mit einem kleinen Münzkärtchen.

Tja, das war es in groben Zügen. Wenn ihr Fragen habt, oder Kommentare abgeben wollt (gerne auch kritische), nur zu!

Ich freue mich auf eure Beiträge und bleibe ...

... mit Grüßen
MP

[klaupo]

Hallo MP,

ich finde es beeindruckend, mit welcher Gründlichkeit du an deine Münzen herangehst. Und ich glaube, wenn du eine Münze in der Weise bearbeitet hast, wie du sie hier vorgestellt hast, dann vergißt du sie auch so schnell nicht wieder.

Ich vermute allerdings, du stehst erst am Anfang deiner Sammlerkarriere, und ich hoffe, daß du dieses Konzept durchhalten kannst! Ich sammle auch Querschnitt, habe aber zu einer Zeit begonnen, als PC und Krause und Kollegen noch in der Zukunft lagen, und wenn ich heute anfangen wollte, meine Sammlung nach deinem Vorbild zu organisieren, wäre das ein Full-Time-Job. Bei einer bereits vorhandenen Sammlung kann und muß man anders vorgehen - vor allem, weil sonst der Umfang der Dateien zu schnell zu groß wird. Ich habe also verschiedene Bereiche in verschiedenen Dateien mit gleicher Struktur in Access erfaßt. Das erlaubt den Datentransfer in beliebiger Richtung, wenn er erforderlich wird. Informationen zu den Münzen, die ich mir anlese oder in verschiedenen Foren erhalte und kopiere, erfasse ich in Word und die Bilder in einem Bildarchiv. Das ergibt zwar kein so geschlossenes Bild wie deine Karteikarte, beschleunigt aber die Arbeit und erlaubt beliebige Kombinationen.

Vielleicht würde ich mit meiner Sammlung ähnlich umgehen wie du, wenn sie erst im Aufbau begriffen wäre - aber dazu ist sie zu weit fortgeschritten.

Ich wünsche dir beim Aufbau deiner virtuellen Sammlung viel Freude und immer wieder Überraschungen. Die ergeben sich nämlich ständig, wenn man quer durch die Geschichte sammelt.

Gruß klaupo

[MünzenPeter]

Hallo klaupo,

Danke für deine Antwort!
Du hast recht mit deiner Vermutung. Erst seit ca. zwei Jahren sammle ich intensiver, vorher war es wohl mehr ein Ansammeln.
Ganz am Anfang habe ich verschiedene Verwaltungssysteme ausprobiert und so hat sich langsam mein heutiges System entwickelt und schon einige mahle bewährt. Ob es das auch in Zukunft tun wird bleibt zu hoffen. Ich bleibe jedenfalls mit Eifer daran.

Du hast natürlich recht, eine bestehende Sammlung umzustrukturieren, vor allem wenn sie größer ist, ist eine gewaltige Aufgabe und wenn man nicht hauptsächlich „Verwaltung“ als Hobby hat, sicherlich auch nicht sinnvoll.
Mit Access kenne ich mich leider nicht aus, ich kann mir aber vorstellen das der Umgang damit sehr vorteilhaft ist, vor allem wenn man es als Datenbank verwendet. Kannst du die Verwendung auch für Anfänger empfehlen?
Das mit den Artikeln und anderen Informationen in Word übersichtlich zu regeln ist mir bisher noch nicht gelungen, da bleibt mir noch jede menge Arbeit offen.
Ich denke aber, am wichtigsten ist wenn man persönlich damit zurecht kommt. Deswegen habe ich ja diesen Trade gestartet. So hoffe ich für mich und vielleicht auch andere eine Möglichkeit dazu zu lernen.

Ich persönlich habe mich entschlossen eine „Münzbelustigung“ nach alter Art aufzubauen, ähnlich wie im 17. oder 18.Jhr. Sowohl im Geiste (z.B. Münzbetrachtung) wie im Gestallten (z.B. selbstgemachte Münzschränkchen). Dabei werden relativ wenige Münzen anfallen. Die kenne ich aber dann, wie du schon bemerkt hast, ziemlich genau. Eine Geschichtliche Bibliothek baut sich dabei fast von selbst auf.

Das mit den Überraschungen stimmt, vor allem weil ich gerne mir Unbekannte Münzen kaufe (so Arbeite ich mich, in mir unbekannte Geschichtliche Bereiche ein), von „Himmelhoch jauchzend“ bis zu „zu Tode betrübt“ ist da alles drin. Zum Glück überwiegt das Jauchzen.

Es bleibt aber immer die Leidenschaft für das Objekt und seine Geschichte.

In dem Sinne ...

Grüße
MP

[KarlAntonMartini]

Ich bin Schlamper und verwalte gar nicht. Die Münzen liegen nach Gebieten und Herrschern chronologisch geordnet im Schuber. Das gilt für den Teil der Sammlung, wo sich die Münzen selbst erklären. Ein Shilling der Königin Victoria von 1872 ist eben das, was auf der Münze steht. Da brauchts kein extra Zettelchen. Die Katalog-Nr. findet sich bei Bedarf schnell im Spink. Freilich weiß ich deshalb nicht mehr, wann und wo und für wieviel ich die Münze gekauft habe. Dann gibt es den anderen Teil der Sammlung, va betrifft das die MA-Münzen, vieles aus den Kolonien, Token, Medaillen. Da gibts ein eng beschriebenes Zettelchen unter der Münze mit den wichtigsten Angaben zur Bestimmung, Gewicht etc. - Ein Problem habe ich, wenn ich auf eine Münzbörse gehe und dort feststellen will, ob ich eine angebotene Münze schon habe, alle hat man ja nicht im Kopf. Da muß ich dann mit einem großen Bücherkoffer antreten mit den wichtigsten Katalogen, in denen die Münzen, die ich habe, mit Bleistift angestrichen sind. - Wenn mans im PC hätte, würde ein Laptop reichen...also mit ein bißchen Neid auf die ordentlichen Kollegen grüßt KarlAntonMartini

[wpmergel]

Wie ihr euch sicher denken könnt, sympatisiere ich mit MünzenPeters Vorgehensweise, ähnelt sie doch stark meinem System.

Natürlich ist es um einiges schwerer, eine große, bestehende Sammlung in ein logisches Ordnungssystem zu bringen, als gleich zu Beginn damit zu starten. Trotzdem überwiegen m. E. die Vorteile so deutlich, daß es sich auch für so "aussichtslose Falle" wie KAM, Klaupo & Co. , lohnen würde, die Zeit zu investieren - ich bin Euch gerne dabei behilflich.

@MünzenPeter, weiter so, Du bist auf dem richtigen Weg. Laß Dich dabei aber bitte nicht von einem noch so tollem System in Schubladen zwängen. z. B. ist eine Ordnungszahl für das Prägejahr ziemlicher Blödsinn - da kannst Du doch gleich das Prägejahr nehmen und brauchst nicht erst in einer Tabelle nachschauen, welche Indexzahl dem jeweiligen Prägejahr zugeordnet ist. Klar, Du kennst die wichtigsten nach einer Weile, trotzdem ist soetwas Pleonasmus (doppeltgemoppelt).

[MünzenPeter]

@KarlAntonMartini, ich würde das weniger als schlampig, sondern ehr als individuell gelöst betrachten. Wenn du damit zurecht kommst, warum nicht. Ich kann mir denken, dass das ganz schön fitt im Oberstübchen hält. Ich muss immer wieder mal nachsehen, brauch’s mir ja nicht zu merken, hab’s ja aufgeschrieben.
Mit dem Problem auf der Münzbörse hast du allerdings recht. Ich druck mir vorher eine Bestandsliste aus und gut.

@wpmergel, die Ordnungszahl vor dem Jhr. entstand, weil ich immer wieder im Excel automatisch sortiert habe, da kommt es natürlich schlecht wenn das 7.Jhr. v.Chr. gleich unter dem 7.Jhr. n.Chr. steht. Das hat genervt und so habe ich Ordnungszahlen davor gesetzt und beibehalten. Aber du hast recht, wenn ich’s recht betrachte brauch ich sie gar nicht mehr. Danke für den hinweiß! Ich werde mir das die nächsten Tage genauer anschauen und eventuell abändern.

Da haben wir es schon, man muss nur mal darüber reden und es kommt was dabei raus.

Grüße
MP

[Wurzel]

Ich habe derzeit auch (noch) kein Archivierungssystem, denke aber darüber nach dies in Karteiform zu führen.
Bei Computersystemen weiß man nie so recht, ob das ganze auch noch in 20 Jahren funktioniert, wenn sich mal wieder die Technik oder die Hardware ändert.

Wären dir Rollen von Qumran digital erstellt worden könnten wir sie vermutlich heute nicht mehr darstellen und lesen. Da sie aber auf Papyrus und Pergament geschrieben wurden geht das....

Deswegen stehe ich einem reinen Digitalen System eher kritisch gegenüber...

Aber das ist mein persönliche Gedanke.

Micha

[Münz-Goofy]

Wenn mans im PC hätte, würde ein Laptop reichen...

Man muß nicht mal ein Laptop mit auf die Börsen schleppen. Wenn Ihr auf irgendeiner Münzbörse mal jemanden sehen solltet, der am Stand hektisch auf einen Pocket-PC einsticht, könnte das der Münz-Goofy sein .

Ich verwalte meine Sammlung ganz einfach in Excel. Zwei Dateien genügen bei meinen beiden Sammelgebieten (Afrika und Paderborn). Innerhalb der Dateien gibt es mehrere Arbeitsblätter z.B. zur Unterteilung in Münzen, Medaillen, Token, Dubletten. In den auf der Festplatte meines PC abgelegten und stets aktuell gehaltenen Dateien sind in Spaltenform alle wichtigen Infos abgelegt (u. a. Land, Jahr, Refenenzen, Verkäufer, Kaufpreis). Eine weitere Spalte enthält Links zu jpg-Files der Münzen, die an anderer Stelle der Festplatte liegen. Die Bilder sind somit nicht Bestandteil der Excel-Datei und machen diese nicht zu groß. Beim Einscannen bin ich allerdings noch im Hintertreffen. Paderborn und Afrika-Token sind eingescannt, bei den Münzen aus Afrika ist aber noch viel zu tun.

Diese Grundform der beiden Exel-Datein lassen sich dann bei Bedarf abspecken. Fahre ich z. B. auf eine Münzbörse, erstelle ich eine Kopie. lösche die Angaben, die ich nicht brauche und lade den Rest auf den Pocket-PC. Genauso verfahre ich, wenn ich einem Tauschpartner die Doubletten-Liste zuschicken will. Ich erstelle eine Kopie der Hauptdatei, lösche die Arbeitsblätter und Spalten, die den Tauschpartner nichts angehen und erhalte eine Datei, die klein genug zum Verschicken ist.

Außerdem halte ich es wie KAM. In den Beba-Schubern liegt zu jeder Münze noch ein Zettel mit den wichtigsten Angaben.

Viele Grüße
MG

[MünzenPeter]

Eine reine Computerverwaltung ist nicht ganz ungefährlich, zweimal ist mein Rechner schon abgestürzt und einmal waren alle Daten weg. Deswegen bearbeite und speichere ich im PC, aber Drucke die Karten danach aus. Änderungen mache ich auf der Karte und übertrage sie bei Gelegenheit in die Datei. (Sicherheitshalber ziehe ich eine Kopie auf einen Stick)

[cepasaccus]

Und dann geht vielleicht noch der Datentraeger kaputt oder die CD laesst sich in fuenf Jahren nicht mehr lesen oder das Excel in fuenf Jahren kann mit den Dateien nix mehr anfangen ...

Deswegen fuer Archive moeglichst Standardformate verwenden, wie z.B. CSV oder JPG. CSV kann man mit jedem Editor aufmachen und verstehen und JPG ist auch sehr verbreitet und oeffentlich dokumentiert. Und dann darf man nicht vergessen die Datentraeger regelmaessig umzukopieren. Je nach Art seltener oder haeufiger. DVD-RAM sollen relativ lang ihre Daten behalten.

Aufgrund dieser ganzen Problematik ist ein Ausdruck (kein Tintenstrahldrucker sondern ein Laserdrucker wegen Farbpersistenz) sicherlich sinnvoll.

valete

[Drudenfus]

Zum Thema veraltende Soft-/Hardware:
Ich benutze für meinen ganzen Verwaltungskram, von Sammlungen bis zum Haushalt, einen alten Laptop, den ich für ne handvoll Portogroschen ersteigert hab und auf dem Windows 95 und Open-Office 1.0 läuft. Leistet jetzt schon ne ganze Weile gute Dienste, vorher hatte ich nen anderen, der ist nach drei Jahren im Einsatz kaputt gegangen (ist runtergefallen, danach ging das Display nichtmehr). Der Ersatz hat weniger gekostet, als ein frischer Satz Druckerpatronen.
Datensicherung mache ich regelmäßig auf Zip-Disketten (Laufwerk und zehn Disketten á 100 MB für 1,- ersteigert) und dann von Zeit zu Zeit auf CD. Wobei mir CDs schon unlesbar geworden sind, Zips noch nie.

Das bestimmte Dateiformate irgendwann von aktueller Software nichtmehr lesbar sein könnten juckt mich wenig, es zwingt mich ja niemand, die neue Software auch zu benutzen (ja, ich benutze auch ab und an noch meinen C64).

Wobei ich gerne solche Sachen auch "von Hand" mache - so habe ich z.B. ein paar Super-8 Filme, die ich handschriftlich auf Papier organisiere. Wobei das den Nachteil hat, dass mir irgendwann die Art und Weise nicht mehr passt, meine selbstgebastelten Formulare zu viele oder zu wenig Informationen beinhalten und eine Änderung nachträglich kaum mehr möglich ist, weil das bedeuten würde, alles nochmal von vorne zu schreiben. Das ist digital bedeutend einfacher


Eine Verwaltung für meine Münzen habe ich bisher noch nicht gestartet. Dafür ist die Sammlung im Moment noch viel zu klein und ziellos, ich wüsste garnicht, was und wie ich verwalten sollte.

[klosterschueler]

Hallo Computerfreaks!

Also zum Thema Archivierung möcht ich folgendes festhalten:
1) Wer seine Daten nur auf ein Medium (Festplatte) sichert, muss immer damit rechnen, dass dieses Medium den Geist aufgibt und alles futsch ist.
2) sichern: Also Daten auf irgendein anderes Medium schreiben:
Per Mail an einen Freund,
zu einem anderen PC
Auf CD, DVD brennen....
Man sollt's halt regelmäßig machen, weshalb das Thema CD und DVD eher abzulehnen ist, weil man's halt nicht jede Woche tut.
CDs halten oft nicht mal 2 Jahre, besser sei angeblich die DVD-RAM
In der Computerbranche archiviert man augenblicks auf Festplatte (bzw Festplattensysteme), hält ewig.
3) Datenformat: Ich halt euch jetzt keinen Vortrag über Datenformate, möcht nur soviel sagen: Keiner von uns legt seine Daten ab und uaaah, nach 10 Jahren kann man's nimmer lesen. Wir haben doch alle unsere Dateien, mit denen wir unsere Münzerl dokumentieren, immer wieder offen.
Und wer seine Dateien regelmäßig öffnet, ist auch up to date, was das zugehörende Programm betrifft.
4) Ausdrucken: Wer nicht grad auf Thermopapier druckt, sollte eigentlich keine Zukunftsorgen haben. Denke, dass Tinendruck, wenn er nicht grad nass wird, ausreichend lang halten dürfte.

Ergo: Wer seine Daten nicht regelmäßig auf ein weiteres Medium ablegt (am besten automatisch) gehört in die höchste Risikoklasse. Diese wird in diesem Forum mit nicht unter 3 Monaten "Wertanfragen beantworten" bestraft

Euer Klosterschüler

[Münz-Goofy]

Ergo: Wer seine Daten nicht regelmäßig auf ein weiteres Medium ablegt (am besten automatisch) gehört in die höchste Risikoklasse. Diese wird in diesem Forum mit nicht unter 3 Monaten "Wertanfragen beantworten" bestraft

klosterschueler hat aus meiner Sicht abschließend alles zum Thema gesagt. Herzlichen Dank dafür! Ich jedenfalls bin treuherzigen Glaubens, daß mir mit Hilfe der o.g. Sicherungsmaßnahmen die Archivierung nicht in die Hose gehen kann. Hoffentlich muß ich mich nicht irgendwann eines Besseren belehren lassen, aber einstweilen pflege ich meine geliebten Excels plus deren Sicherungskopien auf externer Festplatte. Etwas Besseres hat hier ja auch noch niemand vorgeschlagen.

Einen schönen Sonntag-Abend wünscht aus dem nieseligen Rheinland:
MG

[Henrik]

Ich verwalte meine Münzen in einer einzigen Exceldatei, in der gibt es eine Gesamtübersicht über alle Arten von Münzen, die ich besitze. Neben dieser Übersicht je eine Tabelle zu jedem Themengebiet (Euro/DM/DM Gedenkmünzen/ und eine für den ganzen Rest, der sich angesammelt hat) Dort speicher ich das Datum seit dem ich die Münze habe, Erhaltungsgrad, welche Münze es ist und ob in einem KMS oder nicht sowie den Kaufpreis (nominal bei aus dem Umlauf gesammelt).

Zusätzlich zu dieser Datei lege ich die Scans (nur Euromünzen) der Münzen in einem Ordner ab. Das ist aber wohl auch nur für neue Sammlungen praktikabel Die Datenmengen sind auch (bei aktuell 246MB für 512Münzen) nicht zu groß. Datensicherung erfolgt auf externer Platte, die ich normal für Familienfotos gekauft hatte.

Was die Dateiformate angeht sollte Excel (.xls) ausreichen denke ich, zumindest so lang es PCs in der heutigen Form gibt, glaub ich nicht dran, dass sich da groß was ändert und wenn doch kann man es ja leicht als txt oder csv etc. speichern bzw. Ausdrucken So eine Datei fasse ich nicht nur jedes Jahr einmal an *g*

[QVINTVS]

Meine antiken Münzen habe ich sowohl über eine Kartei mit einem Foto des AV/RV erstellt und zusätzlich zum schnelleren Finden auch noch eine Exeldatei. Das ist ganz praktisch gewesen, weil ich bei der Eingabe für jede Münze eine fortlaufende Nummer vergeben habe, die in der Kartei wie in der Exeldatei identisch war/ist. Nachdem ich aber mein altes Sammelgebiet bis auf Gallienus und Provinzialbronzen aufgegeben habe und mich dem Mittelalter zuwandte stehe ich wieder am Anfang. Meine Bilder habe ich jetzt alle mit der Digi gemacht, weil sie halt günstiger sind; aber nicht ausgedruckt.

So was soll ich jetzt machen? Wieder beides anlegen? Das ist aber gar nicht so ganz einfach, weil Mittelaltermünzen sich oftmals nur vage zuordnen lassen und in zwei Monaten es nicht mehr der Udalschalk sondern der Konrad ist (etwas überspitzt). Die Münzen tragen auch keinen Namen des Prägeherren, so dass eine Abbildung auch in der Exeldatei sinnvoll wäre. Eigentlich wollte ich ein kleines Bild ablegen, das ich dann mit einem Klick vergrößern kann. Aber mein gutes Open office kapiere ich mal wieder nicht. Würde es so klappen, könnte ich auf eine Kartei verzichten. Münzpeters Kartei halte ich auch nicht für schlecht und bin schon am überlegen, ob ich es nicht so machen soll, dass ich im PC eine Karte anlege mit Bild. Diese Karte dann abspeichere und ausdrucke. Problematisch ist nur die Suche oder neue Zuordnung, wenn ich jede Münze in einer getrennten Datei habe. In Exelform kann ich eine gezielte Auswahl treffen,die sehr schnell geht und muss nicht lang Blättchen sortieren.

Schwierig, schwierig, das Ganze. Auch mit der Open office Datenbank habe ich es schon versucht. Aber ich bin nicht der Computerfreak und es läuft halt nicht.