Hallo Stephan,
nach 5 Jahren wieder Beiträge...

Welcome back
Zuerst: ich würde zum Zitieren grundsätzlich nur Druckwerke nutzen. Wenn kein neuer Schön oder K/M erscheint, muss man halt mit der letzten verfügbaren Ausgabe arbeiten. Eine Online-Quelle kann für die Informationsbeschaffung super sein (Auch da: alle relevanten Infos ausdrucken !), aber bei Zitaten bin ich sehr skeptisch: Was passiert, wenn eine Internetseite abgeschaltet wird ? Dann sind in der Regel diese Informationen verloren, und die Zitate kann niemand mehr prüfen oder nachvollziehen.
Wie gehe ich damit um ?
Zuerst: ich habe zwei "Arten" von Münzsammlungen: Einerseits ältere Münzen, wo Einzelstücke bewusst gekauft werden, die auf Bebatabletts liegen und ein Unterlegkärtchen haben. Da steht dann jeweils eine Beschreibung und ein Literaturzitat sowie auf der Rückseite oft technische Daten sowie die Provenienz.
Und auf der anderen Seite Weltmünzen, als Teil davon auch deutsche Kleinmünzen ab der Reichsgründung nach Jahrgängen und Prägestätten, Euro-Umlaufmünzen nach Ländern und Jahren (und Münzstätte). Diese Münzen sind in beschrifteten Papiertütchen geordnet nach Land, darin jeweils chronologisch. Auf dem Tütchen jeweils folgende Angaben: Land, Nominal, Jahr (bei Bedarf noch Münzzeichen). Ein Unterlagkärtchen mit den Daten zum Kauf ist nur in Ausnahmefällen dabei, in der Regel dann, wenn ich da Einzelmünzen gekauft oder geschenkt bekommen habe, öfter noch bei Silber oder den älteren Stücken vor 1945.
Ich bin aber auch kein braver Weltmünzsammler, der auf jeder Börse mit K/M im Rucksack unterwegs ist, jede Weltmünze umdreht, Listen schreibt und gezielt Lücken durch Käufe von Einzelstücken füllt. Da kommen in der Regel mitgebrachte Urlaubsreste von Freunden und Bekannten, gelegentlich eine günstige Kiste vom Flohmarkt als Lot. Oder jetzt eben durch die Tauschringe... Da vergleiche ich dann zuhause mit der Sammlung: was fehlt, wird einsortiert, was eine Erhaltungsverbesserung ist, wird ausgetauscht, und was doppelt ist, kommt in die Tauschkisten.
Einen Wert suche ich frühestens dann raus, wenn ich eine Dublette im Tausch abgebe, und da auch nur bei "Verdachtsfällen" (also vor 1945, Silber, besonders auffällige Stücke). Ob eine belgische Kupfernickelmünze aus den 1960er oder 1970er Jahren in typischer Umlauferhaltung jetzt mit 0,35 $, 0,75 $ oder 2,25 $ im K/M bewertet ist, ist mir ehrlich gesagt egal.
All das ist der "Idealzustand"

Es gibt immer wieder "Häufchen", wo ich monatelang oder auch jahrelang nicht dazu komme, jede Münze mit der Sammlung abzugleichen... Oder bessere Stücke, die nur auf einem Fetzen Papier mit der Notiz der Provenienz liegen, weil die Zeit für eine anständige Beschreibung und Bestimmung einfach fehlt. Ich sollte aber vielleicht dazusagen, dass ich in einem Auktionshaus tätig bin und da täglich doch ein paar Münzen bestimme
Schöne Grüße
MR